Komunikasi dalam Bisnis

Komunikasi

dalam Bisnis

Komunikasi => Adanya mutual understanding

Bisnis => Segala bentuk komunikasi yang berhubungan dengan bisnis.

Bisnis bisa antar individu atau berorganisasi

KOMUNIKASI BISNIS

Pada umumnya kita mengartikan komunikasi bisnis sebagai korespondensi dan periklanan. Padahal pengertiannya lebih luas yakni mencakup”bagaimana menerima, mengekspresikan dan bertukar dalam bisnis”.

Komunikasi adalah transfer informasi atu pesan-pesan(message) dan pengirim pesan (komunikator) kepada penerima (komunikan) dengan tujuan untuk mencapai saling pengertian (mutual understanding).

Bisnis adalah aktivitas manusia yang berkaitan dengan pembelian atau penjualan (pertukaran) barang atau jasa untuk memperoleh keuntungan. Secara sederhana bisnis diartikan sebagai “any effort of making money” yaitu segala usaha untuk mendapatkan uang). Secara lebih luas menurut Lawrence D. Brennan mengartikan bisnis sebagai “a dynamic structure of interchanging ideas, feelings, and cooperative efforts to get profit” yaitu suatu struktur yang dinamis dari pertukaran gagasan, perasaan, dan usaha bersama untuk mendapatkan keuntungan.

Komunikasi bisnis merupakan komunikasi yang dilakukan antar manusia, manusia dengan instansi, dan intitusi dengan institusi yang berkaitan dengan pertukaran barang atau jasa untuk memperoleh keuntungan.

Secara sederhana komunikasi bisnis mencakup:

• Business Corespondence
• Business Language
• Business Writing
• Business Speaking

Secara luas komunikasi bisnis mencakup semua masalah yang berkaitan dengan “how to express the idea” atau “how to share the idea in business”.

Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran lambang-lambang yang berarti antar manusia, untuk merubah sikap dan tingkah laku orang lain agar tercapai tujuan utama bisnis yaitu mendapatkan profit/laba.

Bidang komunikasi bisnis meliputi pengiriman dan penerimaan pesan-pesan dalam suatu organisasi diantara dua orang, diantara sekelompok kecil masyarakat atau dalam satu hingga beberapa bidang untuk memenuhi perilaku organisasi (Van B.Curtis, J.J Floyd, J.L.Winsor).

Bisnis dalam Pandangan Komunikasi

• Asas-asas komunikator modern lebih menekankan kebutuhan komunikan dan kesiapan komunikan daripada fungsi pesan dan tujuan komunikator.

• Oleh karena itu, prinsip-prinsip bisnis modern lebih memperhitungkan faktor peluang daripada produksi.

• Ketika permintaan barang > penawaran (bagaimana memproduksi barang dan jasa sebanyak mungkin).

• Ketika permintaan barang <> penawaran (apakah peluang pasar masih terbuka?)

• Peluang pasar sebenarnya tidak selalu signifikan dengan penawaran barang dan jasa, artinya barang dan jasa dalam jumlah banyak tidak otomatis menjadi jenuh dan sebaliknya.

MENGAPA ? , karena :

• Dalam realitasi psikologi ternyata kebutuhan dapat diciptakan.

Peluang pasar dapat dibuat melalui mekanisme komunikasi yang secara berkesinambungan membentuk nilai-nilai sosial (social values), preferensi dan fungsi. Pengkondisian oleh media massa melalui informasi-informasi itulah yang membentuk nilai, citra (image) dan kebutuhan. Jadi, kegiatan komunikasi kerap kali dilakukan terlebih dahulu untuk membentuk peluang pasar.

• Peluang pasar sangat ditentukan oleh citra konsumen mengenai barang dan jasa.

Jadi, harus mampu meyakinkan konsumen bahwa produk itu memiliki keunggulan, sehingga peluang pasar akan terbentuk. Masalahnya seringkali barang dan jasa tersebut tidak diketahui oleh khlayak karena tidak adanya strategi komunikasi yang benar dan memadai.

STRATEGI KOMUNIKASI yang diperlukan adalah promosi, yang meliputi:

1. Kegiatan hubungan antar manusia (human relations)

2. Kegiatan hubungan masyarakat (public relations)

3. Kegiatan advertising/iklan

LINGKUP KOMUNIKASI BISNIS

• Bentuk komunikasi bisnis

v Oral Communication

Adalah pemahaman terhadap teknik-teknik oral communication akan membimbinh kita untuk menggunakan bahasa yang baik dan menjadi pendengar yang baik. Pesan yang disampaikan dengan menggunakan oral communication cepat sekali sampai kepada komunikan. Kelemahannya terletak pada cepatnya tahap perencanaan dengan pelaksanaan komunikasi.

v Writen Commnunication

Membutuhkan kemampuan menulis dengan baik, bahasa yang santun, pola pikir yang jelas, disamping kemampuan membaca secara efisien.

v Gestural Communication

Secara budaya kita telah mengembangkan suatu bentuk komunikasi tanpa bicara, seperti wajah dan gerakan kepala.

v Signal Communication

Adalah komunikasi yang menggunakan sign atau signal. Misalnya, signal yang dilontarkan oleh super market yang terang benderang, pintu terbuka lebar dan satpam yang ramah menandakan “welcome” kepada setiap pengunjung.

Penggunaan komunikasi non verbal akan berhasil kalau kita mempunyai paham yang sama:

Ø Biasanya tindakan seseorang lebih diperhatikan daripada kata-katanya

Ø Kata-kata relatif lebih muda dikendalikan, sedangkan bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan karakteristik suara tidak demikian

Ø Dengan memperhatikan komunikasi non verbal, kita dapat mengetahui kebohongan atau menegaskan kejujuran pembicara

Ø Walaupun komunikasi non verbal dapat berdiri sendiri. Biasanya berbaur dengan pembicaraan, membawa sebagian dari pesan.

Jenis komunikasi non verbal :

• Ekspresi wajah dan mata

Ø Wajah merupakan tempat utama untuk mengekspresikan emosi

Ø Wajah mengungkapkan bentuk dan intensitas perasaan anda

Ø Mata efektif untuk menunjukan perhatian dan minat; mempengaruhi orang lain untuk interaksi

• Gerakan isyarat dan postur tubuh

Ø Gerakan badan dapat mengekspresikan peran spesifik dan umum

• Karakteristik suara

Ø Kita dapat menggunakan suara untuk menciptakan berbagai kesan

Ø Karakteristik suara juga mengungkapkan banyak hal yang tidak disadari

• Penampilan pribadi

Ø Penampilan membantu menetapkan identitas sosial

• Tingkah laku sentuhan

Ø Sentuhan adalah sarana penting untuk menyampaikan kehangatan, kenyamanan dan meyakinkan orang

Ø Dalam situasi bisnis, sentuhan menyiratkan dominasi

• Penggunaan waktu dan ruang

Ø Waktu dan ruang dapat menyatakan otoritas dan simbol status

Cara memperbaiki keterampilan komunikasi non verbal :

1. Tersenyumlah

2. Waspadalah, bahwa orang mungkin memberikan petunjuk non verbal palsu

3. Jaga jarak yang wajar dan gunakan sentuhan hanya jika memang tepat

4. Hormatilah status dengan kontak mata anda

5. Gunakan jabatan tangan yang sesuai dengan kepribadian dan maksud anda

ORGANISASI adalah

“Suatu unit yang dikoordinasikan dengan sengaja yang terdiri dari dua orang atau lebih yang didirikan dalam jangka waktu yang lama” (haryani,2001:36)

Ciri-ciri organisasi :

1. Adanya tujuan tertentu

2. Adanya pembagian tugas dan tanggung jawab

3. Adanya pusat kekuasaan

4. Adanya subtitusi sumber daya manusia

5. Adanya ketergantungan antar anggota

6. Adanya koordinasi antar komponen

7. Adanya interaksi yang berulang-ulang

Tipe organisasi:

1. Organisasi yang berorientasi pada laba (profit oriented organization)

2. Organisasi nirlaba (non profit organization)

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

· Informatif

o Pimpinan dan anggota organisasi membutuhkan banyak informasi untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka. Informasi tersebut berkaitan dengan upaya organisasi untuk mencapai tujuannya

· Pengendalian

o Komunikasi berfungsi sebagai pengatur dan pengendali organisasi (peraturan, prosedur, perintah dan laporan)

· Persuasif

o Mengajak orang lain mengikuti atau menjalankan ide/gagasan/tugas

· Integratif

o Organisasi yang terbagi menjadi beberapa bagian atau departemen akan tetap merupakan satu kesatuan yang utuh dan terpadu

Saluran Komunikasi dalam Organisasi

1. Saluran komunikasi formal

• Saluran komunikasi resmi yang mengikuti rantai komando dalam beberapa struktur organisasi

Komunikasi bisa terjadi secara vertikal dan horisontal

o Komunikasi vertikal

Atasan kepada bawahan (perintah, pengarahan dan pelatihan)

Bawahan kepada atasan (laporan, pengaduan dan usulan)

o Komunikasi horisontal/lateral

Terjadi antara rekan sekerja dengan tingkat hirarki yang sama

2. Saluran komunikasi informal

• Komunikasi informal mengabaikan hirarki organisasi, mengalir ke atas, ke bawah dan ke samping (desas-desus, rumor atau selentingan)
• 80% dari informasi informal yang mengalir adalah informasi yang menyangkut bisnis (Bovee dan Thill, 2003 : 11)

KOMUNIKASI DALAM BISNIS

Ø Komunikasi yang terjadi dalam perusahaan disebut komunikasi bisnis (komunikasi internal, eksternal, formal, informal, verbal dan non verbal)

Ø Komunikasi bersifat resmi karena penekanannya pada komunikasi verbal (berbicara, mendengarkan, menulis dan membaca)

Komunikasi bisnis yang efektif akan meningkatkan hubungan baik dengan berbagai pihak yang pada akhirnya akan mendatangkan laba bagi perusahaan (Sutrisna Dewi,2007:26)

Karakteristik komunikasi bisnis

1. Pesan bisnis disusun untuk klien yang membutuhkan informasi (pemahaman terhadap klien sangat penting)

2. Pesan bisnis disusun dengan mempertimbangkan waktu dan biaya

3. Pesan bisnis disusun untuk lebih dari satu tujuan

4. Pesan bisnis disusun untuk menjaga hubungan kerjasama dengan semua pihak

5. Pesan bisnis memperhatikan nada dan pengaruhnya terhadap klien (untuk menghindari adanya pengaruh negatif terhadap klien)

Etika Komunikasi Bisnis

Etika berasal dari bahasa Yunani, ethos diartikan sebagai kebiasaan ahlak, moral, karakter atau watak yang mengacu pada nilai-nilai perilaku atau kelompok individu

Ta etha berarti adat istiadat, yaitu norma-norma yang dianut oleh kelompok, golongan atau masyarakat tertentu mengenai perbuatan baik dan buruk (Berrens,2004)

Etika bisnis mencakup informasi yang relevan, benar, dan informasi yang tidak memperdaya (Bovee dan Thill,2003 : 24)

Etika bisnis adalah kiat dan disiplin untuk menerapkan prinsip-prinsip etika dalam mengkaji dan mengatasi masalah-masalah yang rumit dalam dunia bisnis (Rindjin,2004 : 5)

Contoh masalah-masalah yang berkaitan dengan perilaku etis yang sering muncul dalam kegiatan bisnis

Ø Menerima atau menawarkan komisi

Ø Mencuri dari perusahaan

Ø Memberhentikan karyawan tanpa pemberitahuan

Ø Membocorkan informasi atau rahasia perusahaan

Ø Memakai barang-barang perusahaan untuk kepentingan pribadi

Ø Membangun perusahaan dalam perusahaan

Ø Melakukan penipuan dan pemalsuan

Ø Memperdagangkan barang haram

Tujuan etika bisnis adalah mengugah kesadaran pelaku bisnis untuk menjalankan bisnis demi menjaga reputasi perusahaan

Etika komunikasi bisnis mengacu pada prinsip-prinsip yang dianut oleh perusahaan mengenai komunikasi mana yang baik dan mana yang tidak baik (Haryani, 2004 : 50)

Referensi:
Dr. Roy Rondonuwu, Dipl. Inf. M.Lib, Bahan Kuliah Komunikasi Bisnis Program Magister Universitas Padjdjaran, 2007